Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφων

Πραγματοποίηση αλλαγών σε έγγραφο

Οι περιπτώσεις όπου το κείμενο που θα γράφετε θα είναι τέλειο και δε θα χρειάζεται καθόλου επεξεργασία είναι σπάνιες. Σχεδόν πάντα θα θέλετε να προσθέτετε μερικές λέξεις, να αλλάζετε κάποια φράση ή να μετακινείται ένα τμήμα κειμένου από ένα σημείο στου εγγράφου σε άλλο. Μπορείτε να επεξεργάζεστε ένα έγγραφο καθώς το δημιουργείτε, ή πρώτα να το γράφετε και μετά να το διορθώνετε. Επίσης, ίσως χρειαστεί να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο που είχατε δημιουργήσει στο παρελθόν για ένα σκοπό ώστε να εξυπηρετεί κάποιον άλλο σκοπό. Για παράδειγμα, μια διαφημιστική επιστολή του περασμένου χρόνου θα μπορούσε να τροποποιηθεί ώστε να δημιουργηθεί μια νέα επιστολή για τη διαφημιστική εκστρατεία του τρέχοντος έτους.

Η εισαγωγή κειμένου είναι εύκολη. Πατάτε με το ποντίκι, ή μετακινείστε με το πληκτρολόγιο, στο σημείο που θέλετε να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής και απλώς ξεκινάτε την πληκτρολόγηση. Αν υπάρχει ήδη κείμενο δεξιά του σημείου εισαγωγής, τότε αυτό θα μετακινείται ακόμα δεξιότερα για να δημιουργηθεί χώρος για το νέο κείμενο.

Εξίσου εύκολη είναι και η διαγραφή κειμένου. Αν θέλετε να διαγράψετε μόνο ένα ή λίγους χαρακτήρες, μπορείτε απλώς να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής στο σωστό σημείο και μετά να πατήσετε το Backspace ή το Delete μέχρι να διαγραφούν όλοι οι χαρακτήρες που θέλετε. Με το Backspace διαγράφεται ο χαρακτήρας που βρίσκεται αριστερά του σημείου εισαγωγής, ενώ με το Delete ο χαρακτήρας που βρίσκεται δεξιά από το σημείο εισαγωγής.

Για να διαγράψετε περισσότερους χαρακτήρες εύκολα, πρέπει να γνωρίζετε πώς να επιλέγετε το κείμενο. Το επιλεγμένο κείμενο εμφανίζεται στην οθόνη επισημασμένο. Μπορείτε να επιλέγετε συγκεκριμένα στοιχεία με τους ακόλουθους τρόπους:

Για να επιλέξετε μια λέξη διπλοπατήστε σε αυτή με το ποντίκι.
Με το πληκτρολόγιο: μετακινώ το σημείο εισαγωγής στην αρχή της λέξης που θέλω να επιλέξω, και μετακινούμαι δεξιά, πατώντας ταυτόχρονα και το πλήκτρο Shift. Αν μετακινηθώ με το δεξί βέλος μόνο, θα επιλέγω χαρακτήρα χαραχτήρα. Αν μετακινηθώ με Control και δεξί βέλος, θα επιλέξω ταυτόχρονα όλη τη λέξη. Προσοχή: το πλήκτρο που ΕΠΙΛΕΓΕΙ είναι το πλήκτρο Shift. Ο τρόπος μετακίνησης δεν αλλάζει.

Για να επιλέξετε μια πρόταση, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο control και μετά πατήσετε οπουδήποτε μέσα στην πρόταση. ΠΡΟΣΟΧΗ: επιλέγω την πρόταση και όχι τη γραμμή. Το Word, θα επιλέξει όλους τους χαρακτήρες της πρότασης από τον πρώτο μέχρι και το κενό που ακολουθεί το σημείο στίξης τερματισμού της πρότασης.

Για να επιλέξετε μια παράγραφο, πατήστε τρεις φορές σε αυτή. Για να επιλέξετε με το πληκτρολόγιο, μετακινηθείτε από την αρχή μέχρι το τέλος της παραγράφου, πατώντας ταυτόχρονα το πλήκτρο Shift.

Για να επιλέξετε γειτονικές λέξεις, γραμμές ή παραγράφους, τοποθετείστε το σημείο εισαγωγής στην αρχή του κειμένου που θέλετε να επιλέξετε, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και μετά πατήστε με το ποντίκι στο τέλος του κειμένου που θέλετε να επιλέξετε. Με το πληκτρολόγιο, γίνεται με τον ίδιο τρόπο, απλά αντί με το ποντίκι, μετακινηθείτε με το πληκτρολόγιο, κρατώντας πάντα πατημένο το πλήκτρο Shift. Αν θέλετε να επιλέξετε λέξεις, γραμμές ή παραγράφους που δεν είναι γειτονικές, επιλέξτε την πρώτη από αυτές και μετά επιλέξτε το επόμενο τμήμα κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Control (αυτό δεν είναι δυνατό να γίνει με το πληκτρολόγιο).

Για να επιλέξετε μια γραμμή, πατήστε στο περιθώριο αριστερά από τη γραμμή (περιοχή επιλογής), ή τοποθετείστε το σημείο εισαγωγής στην αρχή της γραμμής και μετακινηθείτε προς τα κάτω κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift.

Για να επιλέξετε μια παράγραφο, διπλοπατήστε στην περιοχή επιλογής αριστερά της παραγράφου.  Για να το κάνετε με το πληκτρολόγιο, μετακινηθείτε από την αρχή στο τέλος της κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift.

Για να επιλέξετε ολόκληρο το έγγραφο, πατήστε τρεις φορές στην περιοχή επιλογής.

Αφού επιλέξετε το κείμενο το οποίο θέλετε να διαγράψετε, πατήσετε απλά το πλήκτρο Backspace ή Delete.

Για να αποεπιλέξετε κείμενο, πατήστε οπουδήποτε στο παράθυρο του εγγράφου εκτός της περιοχής επιλογής, ή ένα πλήκτρο μετακίνησης (βελάκι, Home ή End).

Μετά την επιλογή του κειμένου, εκτός από το να το διαγράψετε μπορείτε να το μετακινήσετε ή να το αντιγράψετε με τους πιο κάτω τρόπους:

Χρησιμοποιήστε το Πρόχειρο (Clipboard), όταν θέλετε να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε κείμενο μεταξύ δυο θέσεων, τις οποίες δεν μπορείτε να βλέπετε ταυτόχρονα –για παράδειγμα μεταξύ σελίδων ή εγγράφων. Το Πρόχειρο είναι μια περιοχή προσωρινής αποθήκευσης στη μνήμη του υπολογιστή σας. Επιλέξτε το κείμενο και έπειτα πατήστε στο κουμπί Cut (αποκοπή) ή Copy (αντιγραφή), της ομάδας Clipboard στην καρτέλα Home. Ή τα πλήκτρα Control και X, ή Control και C για αποκοπή και αντιγραφή αντίστοιχα. Κατόπιν επανατοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στη θέση που θέλετε και πατήστε το κουμπί Paste (Επικόλληση) για να εισάγετε την επιλογή σας στη νέα θέση. Ή πάλι, τα πλήκτρα Control και V. Όταν αποκόπτετε κείμενο αυτό αφαιρείται από την αρχική του θέση, ενώ όταν το αντιγράφετε αυτό παραμένει και στην αρχική του θέση.

Όταν χρειάζεται να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε κείμενο σε μικρές αποστάσεις –για παράδειγμα μέσα στην ίδια παράγραφο ή την ίδια γραμμή- χρησιμοποιήστε την τεχνική της μεταφοράς και απόθεσης (drag-and-drop –συχνά αναφέρεται και απλώς ως μεταφορά). Στη μεταφορά δεν εμπλέκεται το Πρόχειρο (Clipboard). Ξεκινήστε επιλέγοντας το κείμενο. Μετά, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού, σύρετε το κείμενο στη νέα θέση του και κατόπιν αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού. Για να αντιγράψετε την επιλογή σας, καθώς τη σύρετε κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Control ή κάντε τη διαδικασία κρατώντας πατημένο το δεξί πλήκτρο του ποντικιού και στη συνέχεια στο μικρό μενού που θα εμφανιστεί όταν το αφήσετε, επιλέξτε Copy (Αντιγραφή).

Αν κάνετε μια αλλαγή σε ένα έγγραφο και διαπιστώσετε ότι κάνατε λάθος, μπορείτε εύκολα να την αντιστρέψετε. Έχετε τη δυνατότητα να αναιρέσετε την τελευταία σας ενέργεια επεξεργασίας, πατώντας το κουμπί Undo (αναίρεση) στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, ή τα πλήκτρα Control και Z. Για να αναιρέσετε μια ενέργεια πριν από την τελευταία, πατήστε στο βέλος Undo, και μετά επιλέξτε από τον κατάλογο την ενέργεια που θέλετε να αναιρέσετε.
Σημείωση: η επιλογή μιας ενέργειας από τη λίστα Undo αναιρεί τη συγκεκριμένη ενέργεια, καθώς και όλες που πραγματοποιήθηκαν μετά από αυτήν. Δε μπορείτε να αναιρέσετε μόνο μια ενέργεια εκτός από αυτή που εκτελέσατε τελευταία.

Αν αναιρέσατε μια ενέργεια και μετά αλλάξατε γνώμη, μπορείτε να την εκτελέσετε πάλι πατώντας στο κουμπί Redo (Ακύρωση αναίρεσης) στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Έχετε τη δυνατότητα να επανεκτελέσετε μόνο την τελευταία ενέργεια που αναιρέσατε.