Προβολή στατιστικών στοιχείων εγγράφου

Καθώς πληκτρολογείτε, το Word παρακολουθεί πόσες σελίδες και λέξεις υπάρχουν στο έγγραφό σας και δείχνει τις πληροφορίες αυτές στο αριστερό άκρο της γραμμής κατάστασης. Για να δείτε πόσες λέξεις υπάρχουν σε ένα μόνο τμήμα του εγγράφου, όπως σε μερικές παραγράφους, απλώς επιλέξτε το τμήμα που θέλετε. Η γραμμή κατάστασης θα εμφανίσει τον αριθμό των λέξεων στο επιλεγμένο κείμενο, ο οποίος υποδεικνύεται ως κλάσμα του συνολικού αριθμού λέξεων, για παράδειγμα 250/800.

Για να δείτε περισσότερα στατιστικά στοιχεία, μπορείτε να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Word Count Review (Καταμέτρηση λέξεων) πατώντας στο ομώνυμο κουμπί στην ομάδα Proofing της καρτέλας Review. Εκτός από τον αριθμό των σελίδων και των λέξεων, το πλαίσιο διαλόγου Word Count σας πληροφορεί και για τον αριθμό των χαρακτήρων, των παραγράφων, και των γραμμών. Επίσης, σας δίνεται η επιλογή να συμπεριλάβετε τις λέξεις των πλαισίων κειμένου, των υποσημειώσεων, και των σημειώσεων τέλους.

Ολοκλήρωση εγγράφου

Όταν έχετε ολοκληρώσει ένα έγγραφο και είστε έτοιμοι να το διανείμετε, συνήθως εκτελείτε αρκετές τελικές εργασίες. Σε αυτές περιλαμβάνονται η επιθεώρηση του εγγράφου για τυχόν προσωπικές ή ακατάλληλες πληροφορίες που έχουν ξεμείνει, ο περιορισμός της πρόσβασης, ή η προσθήκη μιας ψηφιακής υπογραφής.

Πολλά έγγραφα περνάνε από πολλές αναθεωρήσεις, και κάποια ελέγχονται εξονυχιστικά από πολλούς επιμελητές. Κατά τη διαδικασία αυτή, στα έγγραφα μπορεί να συσσωρεύονται πληροφορίες που δεν θέλετε να υπάρχουν στην τελική έκδοσή τους, όπως τα ονόματα των ανθρώπων που εργάστηκαν για την παραγωγή του εγγράφου, σχόλια που προστέθηκαν από τους αναθεωρητές, ή κρυφό κείμενο με απόρρητες πληροφορίες. Αυτές ο περιττές πληροφορίες δεν αποτελούν πρόβλημα αν η τελική έκδοση του εγγράφου πρόκειται να διανεμηθεί ως έντυπο. Ωστόσο, στις μέρες μας όλο και πιο πολλά αρχεία διανέμονται σε ηλεκτρονική μορφή, με συνέπεια αυτές οι πληροφορίες να είναι διαθέσιμες σε όποιον θέλει να τις διαβάσει.

Το Word 2007 περιλαμβάνει ένα εργαλείο με το όνομα Document Inspector (Επιθεώρηση Εγγράφου), που περιλαμβάνει τον εντοπισμό και την αφαίρεση όλων των περιττών και ίσως απόρρητων πληροφοριών. Μπορείτε να ρυθμίσετε την Επιθεώρηση Εγγράφου να εντοπίζει σχόλια, αναθεωρήσεις, σημειώσεις, προσωπικές πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί στο έγγραφο, καθώς και κρυφό κείμενο. Η Επιθεώρηση Εγγράφου εμφανίζει μια σύνοψη των στοιχείων που εντόπισε και σας δίνει την επιλογή να καταργήσετε οποιοδήποτε από αυτά.

Επίσης το Word περιλαμβάνει και ένα άλλο εργαλείο ολοκλήρωσης εγγράφων, τον Ελεγκτή Συμβατότητας (Compatibility Checker), το οποίο εντοπίζει χαρακτηριστικά του εγγράφου που δεν υποστηρίζονται από παλαιότερες εκδόσεις του προγράμματος.

Μετά την επεξεργασία των περιττών πληροφοριών και την αντιμετώπιση ζητημάτων συμβατότητας σε ένα έγγραφο, μπορείτε να ορίσετε ως τελικό και να το επισημάνετε ως μόνο για ανάγνωση, ώστε οι άλλοι χρήστες να γνωρίζουν ότι δεν πρέπει να κάνουν αλλαγές σε αυτό.