Διόρθωση ορθογραφικών και γραμματικών λαθών.

Τα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου όπως το Word έχουν ενσωματωμένους ελεγκτές ορθογραφίας και γραμματικής, με αποτέλεσμα τα έγγραφα που περιέχουν τέτοια λάθη (ορθογραφικά ή γραμματικά) να προκαλούν κακή εντύπωση για τους δημιουργούς τους.

Τα εργαλεία όμως αυτά δεν είναι αλάνθαστα. Θα πρέπει πάντα να εξετάζετε τα έγγραφά σας ώστε να βρίσκετε τα προβλήματα που δεν μπορούν να εντοπιστούν με τα εργαλεία του Word.

Το Word παρέχει δυο εργαλεία που σας βοηθούν να διορθώνετε τα ορθογραφικά και γραμματικά λάθη: τις λειτουργίες Αυτόματης Διόρθωσης (AutoCorrect) και ορθογραφικού και γραμματικού ελέγχου (Spelling and Grammar).

Έχετε προσέξει ότι το Word διορθώνει αυτόματα κάποιες ανορθογραφίες καθώς πληκτρολογείτε; Αυτό οφείλεται στη λειτουργία Αυτόματης Διόρθωσης. Η Αυτόματη Διόρθωση, διορθώνει κάποιες λέξεις που γράφονται συχνά ανορθόγραφα, για παράδειγμα εύσ σε εσύ, ώστε να μη χρειάζεται να τις διορθώνετε μόνοι σας. Η Αυτόματη Διόρθωση διαθέτει ένα μακροσκελή κατάλογο με λέξεις που συχνά γράφονται ανορθόγραφα και με τις ορθογραφικά σωστές λέξεις. Αν κάποια λέξη που γράφετε συχνά λάθος δεν διορθώνεται από την Αυτόματη Διόρθωση, μπορείτε να την προσθέσετε στον κατάλογο του πλαισίου διαλόγου AutoCorrect.

Αν γράψετε σκόπιμα μια λέξη ανορθόγραφα και δε θέλετε να αποδεχθείτε την αλλαγή που προτείνει η Αυτόματη Διόρθωση, μπορείτε να αναιρέσετε τη διόρθωση πατώντας στο κουμπί Undo (Αναίρεση) στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (ή τα πλήκτρα Ctrl και Z), πριν πληκτρολογήσετε οτιδήποτε άλλο.

Αν και η Αυτόματη Διόρθωση διασφαλίζει ότι τα έγγραφά σας δε θα περιέχουν συνηθισμένα ορθογραφικά λάθη, δεν εντοπίζει τυχαία τυπογραφικά και γραμματικά λάθη. Για αυτούς τους τύπους λαθών, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία ορθογραφικού και γραμματικού ελέγχου. Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι, καθώς πληκτρολογείτε, το Word υπογραμμίζει τα πιθανά ορθογραφικά λάθη με κόκκινες κυματιστές γραμμές και τα πιθανά γραμματικά λάθη με πράσινες κυματιστές γραμμές. Αν πατήσετε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε μια υπογραμμισμένη λέξη ή φράση (ή πάτε με το πληκτρολόγιο πάνω στη λέξη και πατήσετε το πλήκτρο Application), θα εμφανιστούν οι προτεινόμενες διορθώσεις.

Αν θέλετε να ελέγξετε την ορθογραφία ή τη γραμματική ολόκληρου του κειμένου, είναι ευκολότερο να πατήσετε στο κουμπί Spelling & Grammar στην ομάδα Proofing, της καρτέλας Review, παρά να ασχοληθείτε με κάθε υπογραμμισμένη λέξη ή φράση ξεχωριστά. Το Word κατόπιν διατρέχει όλο το πλαίσιο διαλόγου Spelling and Grammar. Αν πρόκειται για ορθογραφικό λάθος, το πλαίσιο διαλόγου Spelling and Grammar προτείνει διορθώσεις, ενώ αν πρόκειται για γραμματικό λάθος, το πλαίσιο διαλόγου αναφέρει, εκτός από προτεινόμενες διορθώσεις, και τον κανόνα που έχετε παραβεί. Τα κουμπιά που είναι διαθέσιμα μέσω του πλαισίου διαλόγου Spelling and Grammar είναι δυναμικά και αλλάζουν σύμφωνα με την ενέργεια που απαιτείται για τη διόρθωση του λάθους. Για παράδειγμα, για τη διόρθωση ενός γραμματικού λάθους, σας δίνεται η δυνατότητα να αγνοήσετε τον κανόνα που έχει παραβιαστεί σε όλο το υπόλοιπο έγγραφο.

Πατήστε στο κουμπί Microsoft Office, μετά στο κουμπί Word Options (Επιλογές του Word).

Στο αριστερό τμήμα του παραθύρου Word Options, πατήστε στο κουμπί Proofing και μετά στο κουμπί AutoCorrect Options (Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης).
Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου AutoCorrect Options με ενεργή την καρτέλα AutoCorrect.

Παρατηρήστε τις διορθώσεις που πραγματοποιεί η Αυτόματη Διόρθωση.

Μπορείτε να από-επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου για οποιαδήποτε καταχώρηση που δεν θέλετε να διορθώνεται.

Για παράδειγμα, αν δε θέλετε η Αυτόματη Διόρθωση να μετατρέπει σε κεφαλαίο το γράμμα ή τη λέξη που ακολουθεί μετά από μια τελεία, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Capitalize First Letter of Sentences (Το πρώτο γράμμα κάθε πρότασης κεφαλαίου).

Στο πλαίσιο Replace, αν πληκτρολογήσετε μια λέξη, θα κυλήσει η λίστα προς τα κάτω για να εμφανιστεί η καταχώρηση η οποία ταυτίζεται περισσότερο με τη λέξη που πληκτρολογήσατε.

Για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο With, μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο Tab. Εδώ θα πληκτρολογήσετε τη λέξη που θέλετε να αντικαθιστά αυτόματα κάθε φορά αυτή που γράψατε στο πλαίσιο Replace. Για να εφαρμοστεί η οδηγία αυτή πρέπει να πατήσετε στο κουμπί Add, που ενεργοποιείται τώρα κάτω από το πλαίσιο με τη λίστα διορθώσεων.

Για να διορθώσετε μια λέξη που είναι υπογραμμισμένη με κυματιστή κόκκινη γραμμή, μπορείτε να κάνετε πάνω της δεξί κλικ (ή να μετακινηθείτε ώστε το σημείο εισαγωγής σας να βρίσκεται στη λέξη και να πατήσετε το πλήκτρο Application).

Τότε το Word θα εμφανίσει έναν κατάλογο με πιθανές αποδόσεις της λέξης αυτής, καθώς και ενέργειες που ίσως θελήσετε να πραγματοποιήσετε. Για παράδειγμα για τη λέξη εύσ που αναφέραμε πιο πάνω, θα εμφανιστεί ο πιο κάτω κατάλογος:

Από τη λίστα επιλέγω την ενέργεια που θέλω ή τη λέξη, αν υπάρχει, που θέλω.

Για να διορθώσω όλα τα ορθογραφικά λάθη ενός εγγράφου μαζί, θα πρέπει αρχικά να πάω στην αρχή του εγγράφου με τα πλήκτρα Ctrl + Home.

Στη συνέχεια, να εμφανίσω το πλαίσιο διαλόγου Spelling and Grammar ως εξής:

Καρτέλα Review, ομάδα Proofing, εντολή Spelling & Grammar.

Το πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί είναι το πιο κάτω:

Κάτω από τη λίστα Suggestions επιλέγω τη σωστή λέξη και μετά πατώ το κουμπί Change.

Αν επιλέξω Ignore Once τότε το Word θα αγνοήσει την ανορθόγραφη λέξη για αυτή την περίπτωση μόνο, ενώ σε αντίθεση αν επιλέξω Ignore All, θα αγνοήσει όλες τις φορές που η λέξη θα εμφανίζεται στο έγγραφο με τον ίδιο ανορθόγραφο τρόπο.

Το κουμπί Add to Dictionary, θα προσθέσει τη λέξη –έστω ανορθόγραφη- στο λεξικό και έτσι δε θα εμφανιστεί ξανά ως ορθογραφικά λανθασμένη (σε περίπτωση για παράδειγμα ενός ονόματος)

Το κουμπί Change All, θα διορθώσει όλες τις φορές που η λέξη θα εμφανίζεται στο έγγραφο με τον ίδιο ανορθόγραφο τρόπο.

Τέλος με το κουμπί AutoCorrect το Word προσθέτει τη λανθασμένη λέξη και την επιλεγμένη διόρθωσή της στη λίστα της Αυτόματης Διόρθωσης, ώστε να διορθωθεί αυτόματα από το Word την επόμενη φορά που θα πληκτρολογήσετε τη λέξη με αυτό τον τρόπο.

Αφού επιλέξετε μια ενέργεια, το Word θα προχωρήσει στην επόμενη ανορθόγραφη λέξη, και ούτε ο καθεξής.

Σε περίτπωση που πρόκειται για γραμματικό λάθος, τότε αυτό όπως αναφέραμε θα υπογραμμίζεται με πράσινη κυματιστή γραμμή.

Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να διαβάσουμε στο πρώτο κουτί του πλαισίου διαλόγου Spelling and Grammar τον κανόνα που παραβιάζεται και στη συνέχεια να επιλέξουμε αν και ποια θα είναι η διόρθωση που θα κάνουμε.