Μορφοποίηση εγγράφου

Η μορφοποίηση εγγράφου χρησιμοποιείται για να δώσει στο έγγραφο μια καλύτερη εμφάνιση.

Τροποποίηση διαμόρφωσης εγγράφου: προσανατολισμός σελίδας (page orientation), μέγεθος σελίδας, κ.λπ.

Μενού File

Επιλογή Page setup

Ακούω Margins

Πατώ Tab, μέχρι να ακούσω: Orientation. Επιλέγω τον προσανατολισμό της σελίδας με δεξί ή αριστερό βελάκι.

Επιλογή Portrait: Η σελίδα είναι προσανατολισμένη σε κάθετη θέση (ύψος μεγαλύτερο από το πλάτος)

Επιλογή Landscape: Η σελίδα είναι προσανατολισμένη σε οριζόντια θέση (πλάτος μεγαλύτερο από το ύψος)

Με control + tab πηγαίνω στο φύλλο Paper

Με tab πηγαίνω στο κουτί Paper size και επιλέγω το μέγεθος της σελίδας που με ενδιαφέρει π.χ. A4 (210 X 297 mm). Εάν θέλω να ορίσω δικό μου μέγεθος σελίδας, καθορίζω τις διαστάσεις στα κουτιά Width και Height.

Για να υλοποιηθούν όλες οι εντολές μου πατώ Enter.

Τροποποίηση περιθωρίων (margins) εγγράφου

Μενού File

Επιλογή Page Setup

Ακούω Margins και στη συνέχεια στα διάφορα κουτία κινούμαι με tab.

Καθορίζω τα περιθώρια της σελίδας από τα ακόλουθα κουτιά:

Top: Καθορίζω την απόσταση που θέλω μεταξύ του ανώτατου σημείου της σελίδας και του ανώτατου σημείου της πρώτης γραμμής στη σελίδα

Bottom: Καθορίζω την απόσταση που θέλω μεταξύ του κατώτατου σημείου της σελίδας και του κατώτατου σημείου της τελευταίας γραμμής στη σελίδα

Left: Καθορίζω την απόσταση που θέλω μεταξύ της αριστερής άκρης της σελίδας και της αριστερής άκρης των γραμμών χωρίς εσοχή

Right: Καθορίζω την απόσταση που θέλω μεταξύ της δεξιάς άκρης της σελίδας και της δεξιάς άκρης των γραμμών χωρίς δεξιά εσοχή

Gutter: Καθορίζω το πλάτος του κενού περιθωρίου μεταξύ σελίδων για σκοπούς βιβλιοδεσίας. Επίσης, μπορώ να επιλέξω τη θέση του, αριστερά ή επάνω, από το κουτί Gutter position

Επιλέγω πού θα εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις από το κουτί Apply to. (Για να πάμε στο κουτί Apply to κινούμαι με tab)

Whole document: Για εφαρμογή σε όλο το έγγραφο

This point forward: Για εφαρμογή από το σημείο που επέλεξα και κάτω

Σημείωση: Με control + tab πηγαίνω στο Layout όπου μπορώ να τροποποιήσω τα περιθώρια του Header και του Footer.

Εισαγωγή ενός διαχωρισμού σελίδας (page break)

Ο διαχωρισμός σελίδας είναι το σημείο που χωρίζει τη μια σελίδα από την άλλη. Εάν, για παράδειγμα, τελειώσω το γράψιμο στη μέση της σελίδας μπορώ να εισάξω ένα Page Break και αυτόματα θα μετακινηθώ στην επόμενη σελίδα

Κάνω κλικ εκεί που θέλω να εισάξω το Page Break

Μενού Insert

Επιλογή Break

Επιλέγω το Page break

Πατώ Enter

Προσθήκη  Headers και Footers σε ένα έγγραφο

Τα Headers και τα Footers μου επιτρέπουν να εισάγω πληροφορίες στο πάνω και/ή στο κάτω μέρος της κάθε σελίδας, όπως επικεφαλίδες κεφαλαίων, αριθμούς σελίδων, κ.λπ.

Σημείωση:Για να βλέπω αυτές τις πληροφορίες στην οθόνη μου πρέπει να είμαι στο Print Layout (Μενού View, επιλογή Print Layout και enter).

Μενού View

Επιλογή Header and Footer

Εμφανίζεται η μπάρα εργαλείων Header and Footer και ενεργοποιείται ο τομέας του Header

Γράφω το header

Πατώντας δύο φορές το page down ενεργοποιείται ο τομέας του footer

Γράφω το footer

Για να κλείσω την εφαρμογή πηγαίνω ξανά στο View, Header and Footer και πατώ Enter.

Σημείωση: Όταν υπάρχουν ήδη γραμμένα headers ή footers, μπορώ να τις ενεργοποιήσω ακολουθώντας τα βήματα View, Header and Footer και πατώντας Enter.

Εισαγωγή ημερομηνίας, συντάκτη, αριθμών σελίδων, κ.λπ., στα Headers και τα Footers

Πατώ το συνδυασμό των πλήκτρων alt + s για να περάσω στο χώρο όπου βρίσκονται τα εικονίδια τα οποία μπορούν να μου δόσουν τη δυνατότητα να εισάξω την ημερομηνία, συντάκτη, αριθμούς σελίδων, κ.λπ., στο header ή στο footer. Από αριστερά προς τα δεξιά υπάρχουν οι ακόλουθες επιλογές:

Εισάγει τον αριθμό της τρέχουσας σελίδας

Εισάγει το συνολικό αριθμό σελίδων του εγγράφου

Formats the page numbers (Μορφοποιεί τους αριθμούς των σελίδων)

Inserts the current date (Εισάγει την τρέχουσα ημερομηνία)

Inserts the current time (Εισάγει την τρέχουσα ώρα)

Inserts different auto text entries, like for example the author of the document (Εισάγει διάφορες καταχωρίσεις αυτόματου κειμένου, όπως για παράδειγμα το συντάκτη του εγγράφου)

Εφαρμογή βασικών επιλογών μορφοποίησης στα Headers και στα Footers

Οι διαδικασίες μορφοποίησης που εφαρμόζω στο κύριο έγγραφο, όπως μέγεθος και τύπος γραμματοσειράς, στοίχιση κειμένου, κ.λπ., μπορούν να εφαρμοστούν με τον ίδιο τρόπο και στa Headers και στα Footers)

Εισαγωγή αρίθμησης σελίδων σε ένα έγγραφο

Αυτό είναι ένα εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο το οποίο επιτρέπει αριθμούς σελίδων να εισάγονται αυτόματα. Καθώς προσθέτω ή αφαιρώ σελίδες τότε ο αριθμός σελίδας, όπως παρουσιάζεται στο header ή στο footer, θα αλλάζει αυτόματα

Μενού Insert

Επιλογή Page Numbers

Επιλέγω τη θέση του αριθμού της σελίδας από το κουτί Position και με κάτω βελάκι

Top of page (Header): Ο αριθμός εισάγεται στην κεφαλίδα, δηλαδή στην κορυφή της σελίδας

Bottom of page (Footer): Ο αριθμός εισάγεται στο υποσέλιδο, δηλαδή στο κάτω μέρος της σελίδας

Επιλέγω τη στοίχιση του αριθμού της σελίδας από το κουτί Alignment και με  κάτω ή πάνω βελάκι π.χ Center

Εάν το κουτί Show number on first page είναι επιλεγμένο τότε ο αριθμός εμφανίζεται στην πρώτη σελίδα. Εάν δεν το θέλω πατώ το spacebar για να το καταργήσω

Για να υλοποιηθούν όλες οι εντολές μου πατώ Enter.

Εάν θέλω να μορφοποιήσω την παρουσίαση των αριθμών με tab πηγαίνω στο Format και πατώ Enter. Επιλέγω τη μορφοποίηση του αριθμού από το κουτί Number format με κάτω βελάκι π.χ. 1, 2, 3, …

Εάν θέλω να αρχίσω την αρίθμηση των σελίδων με ένα συγκεκριμένο αριθμό με tab πηγαίνω στο κουτί Start at και πληκτρολογώ τον αριθμό που μου ενδιαφέρει π.χ 3

Πατώ δύο φορές το Enter.

Αφαίρεση αρίθμησης σελίδων

Μενού View

Επιλογή Header and Footer

Πατώ δύο φορές το κουμπί page down

Πατώ Control +A για να τα επιλέξω όλα

Πατώ το delete